Aplicaciones pdf: crear, unir, imprimir

Una de las formas más fáciles de llevar, traer, guardar o imprimir información, de cualquier aplicación, es sacarla en formato pdf.

En esta entrega comentamos sobre dos aplicaciones con las que podemos trabajar cómodamente, sin complicaciones y muy fáciles de usar:

PDFCREATOR

Es lo que se denomina “una impresora pdf”, de hecho, cuando se instala la aplicación, en la carpeta de impresoras, del panel de control de windows, se crea una impresora llamada “PdfCreator”.

Una vez la instalas, es tan fácil, como darle a imprimir, desde cualquier aplicación, escoger la impresora PdfCreator e imprimir. Se abrirán cuadros de diálogo que te facilitarán escribir un nombre para tu archivo y una ubicación donde guardarlo.

Listo!, ya tenemos un archivo pdf.

PDFSAM

Seguro que, en más de una ocasión, os ha pasado que tenéis varios archivos pdf que no los queréis enviar por separado sino en un solo archivo pdf.  Existen muchas aplicaciones para lograrlo, nosotros recomendamos Pdfsam, por su facilidad de manejo.  Es tan fácil como abrir la aplicación, añadir todos los archivos pdf que queremos unir (IMPORTANTE: añadirlos en el orden que deseamos que aparezcan), escoger la carpeta y el nombre del archivo pdf final y darle a iniciar el proceso.

En pocos segundos tendremos nuestro único archivo pdf.

Fuente:  Descargar Pdfcreator

Fuente:  Descargar PdfSam

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Creando tu oficina – Parte I – Archivos del año en curso

Cuando empiezas tu  negocio, empiezas a recolectar papeles de todo tipo: facturas, recibos, impuestos, contratos, seguros sociales, etc, etc.

Si dejas que los papeles “te coman”, tu oficina rápidamente puede convertirse en un caos total.

Lo mejor es “coger el toro por los cuernos”, desde el primer día.

Existen varios métodos de archivo, nosotros te planteamos uno de ellos, aunque muchos profesionales dirán que no es lo más óptimo o “legal”, de cara a Hacienda y demás.  Teniendo las cosas bien hechas y organizadas, Hacienda no tomará demasiado en cuenta un método que no “esté a su gusto”.

También es importante identificar correctamente todos y cada uno de los soportes (archivos, carpetas, cajoneras, etc.) que utilicemos para archivos, de cara a cumplir la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) que, resumidamente dice:  Los soportes que contienen datos de carácter personal deben permitir su identificación, inventariado y almacenamiento en un armario o lugar cerrado con llave, lugar de acceso restringido.

En primer lugar deberemos diferenciar los distintos tipos de documentos que podemos recibir:

Clientes, proveedores, gastos, seguridad social, nóminas, bancos, dietas, agencias de transporte, entre las más comunes.

Cuando iniciamos nuestra empresa, empezaremos a archivar los papeles del AÑO EN CURSO, al año siguiente, deberemos crear nuestro primer ARCHIVO DE HISTÓRICO, donde colocaremos todo lo que hemos archivado del año que acaba de terminar y así sucesivamente año tras año.

ARCHIVOS DEL AÑO EN CURSO:

Los tipos de documentos de los que más se reciben en la empresa son de proveedores y gastos, además de los documentos que emitimos a los clientes: presupuestos, albaranes, facturas, documentos de cobro, etc.

Este tipo de soportes (generalmente archivos A-Z), se identifican de la A a la Z, seguidos de un número, en previsión de que haga falta soportes adicionales, por ejemplo, para el archivo de clientes, podemos crear:

A1   Soporte que contendrá los clientes cuyo nombre fiscal empiece por la letra  A

B1 Soporte que contendrá los clientes cuyo nombre fiscal empiece por la letra B y así sucesivamente.

Dentro de cada soporte, se creará el expediente de cada cliente, proveedor o gasto.

El expediente se organizará por orden de fecha, de la más antigua a la última recibida.

Por ejemplo, Azulejos Pedrito es nuestro proveedor habitual, tendremos un expediente de éste proveedor, en el soporte de gastos A1, de proveedores, donde tendremos archivados todos los documentos del proveedor: presupuestos, albaranes, facturas, etc., por orden de fechas.

* CIRCUITOS DE DOCUMENTOS PARA CLIENTES Y PROVEEDORES

En el caso de clientes y proveedores, debemos apuntar que el sistema de archivos se hace en función a las facturas recibidas (en el caso de un proveedor) o emitidas (en el caso de un cliente).

Lo más común en este tipo de expedientes es iniciar por un presupuesto o factura proforma, luego una confirmación de pedido o pedido en firme, una orden de producción, en el caso de empresas fabricantes o similares, un albarán y, finalmente una factura, siendo la factura el documento que determinará la fecha con la que se archiva el expediente.

Generalmente, emitiremos/recibiremos los documentos previos a la factura, que podemos archivarlos en una bandeja provisional de documentación a la espera de la factura definitiva.  Siempre se deberá tener la precaución, en el caso de facturas recibidas, de comprobar que las cantidades e importes que constan en la factura, sean los mismos que consten en los albaranes, así evitaremos sorpresas desagradables, al momento de hacer los pagos o pagar recibos por el banco.

Finalmente, será importante dedicar un sitio discreto y que no esté de cara al público, en la medida de lo posible, para nuestros archivos, si es posible, estanterías o habitaciones con llave para mantener con seguridad nuestros datos, esto nos ahorrará trabajo a la hora de implantar la LOPD.

Fuente:  Servicios administrativos por Internet

“Cobramos por lo que hacemos, sin cuotas mensuales”