Hacer y llevar tu contabilidad online, por internet, ¿es posible?

Hacer y llevar tu contabilidad online

Uno de los principales problemas que tienen las PYMES, es gestionar la contabilidad de su empresa.

El primer error que comete el empresario o el autónomo, es pensar que la asesoría ‘te lo hace todo’ y lo vamos a explicar muy bien, porque no es nuestra intención desprestigiar el trabajo de un asesor.

Las asesorías, para mantener y sostener su negocio, deben tener un fuerte nivel de facturación, es decir, muchos clientes, puesto que necesitan tener contratados en plantilla buenos profesionales en todos los sectores: laboral, fiscal, legal, etc.

Cabe preguntarnos entonces, el nivel de detalle, de minuciosidad, que puede tener el asesor para llevar la contabilidad de cada uno de sus clientes. Las asesorías, simplifican los asientos contables: compras, gastos, bancos y poco mas… no tienen tiempo para mas detalle, es imposible para ellos.

Aquí te vamos a explicar en algunos post, cómo es esto de llevar la contabilidad de tu empresa, ‘al detalle’. En pocas palabras, te explicaremos como nosotros llevamos la contabilidad de nuestros clientes y cómo hemos conseguido que, en base a una buena contabilidad, se organicen y su negocio crezca día a día.

Verás poco a poco que con varios controles, sencillos, podrás ir conociendo cómo funciona tu empresa, en lo que se refiere a la contabilidad.

¿Cuál es el objetivo final de este control?: que sepas ‘por dónde va tu empresa’, los niveles de gastos que tienes, la optimización de tus compras, las comisiones que te cobran en los servicios bancarios y en tus créditos, etc. etc.

En los próximos post te explicaremos:

  1. Organización de archivos: lo primero que debes aprender, es a ser organizado. No te resulta familiar que pierdes varias decenas de minutos, buscando ese albarán que tu sabes que ‘estoy seguro que lo dejé aquí, en este escritorio’…leer más
  2. Circuito de documentos: una vez que sabes, dónde debe estar cada documento, tendrás que aprender cómo se procesa cada documento que llega a tu oficina.
  3. Área de gestión: La contabilidad es un tema y la GESTIÓN COMERCIAL es otro, están relacionadas lógicamente, pero cada área tiene su propia gestión. Estamos seguro que es lo que mejor manejas, seguro, porque es el centro de tu negocio. Tu compras y vendes o tu prestas un servicio y cobras, etc. Pero no está por demás que demos un pequeño repaso a éstas gestiones.
  4. Contabilización de documentos: una vez has controlado la gestión, todos esos documentos pasan a contabilidad. Tener claro cómo contabilizar cada factura, sobre todo, saber codificar bien los gastos, al nivel de detalle que te permita analizar resultados, es nuestro trabajo y te lo vamos a explicar.
  5. Vencimientos: un tema crucial a la hora de las finanzas de la empresa. Tener claro lo que debes y lo que te deben, cuando cobrar y cuando pagar, es fundamental para ti. Como falles en esto, te empezarán a salir devoluciones de recibos y tendrás falta de liquidez. Automáticamente subirán las comisiones bancarias y, como se te ocurra devolver recibos de la AEAT o la S.Social, no te puedes ni imaginar en el lío que te puedes meter…
  6. Informes y balances contables: lo ideal es, al 15 del mes siguiente, analizar los resultados de tu empresa en el mes anterior. Si hay poco movimiento, tú decides, bimestral o trimestral por lo menos. Pero siempre debes sentarte y analizar como va el rendimiento del negocio. Esto solo se consigue llevando una contabilidad al día.

En este pequeño resumen te hemos presentado lo que hacemos, es nuestro trabajo, estamos especializados en llevar contabilidades online, por internet, o de manera presencial. Nos adaptamos a tus necesidades.

Si crees que somos tu mejor opción, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, nos explicas lo que necesitas y nos ponemos a trabajar contigo, lo antes posible, para ayudarte a que tu negocio crezca.

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Facturación: facturar en excel, online o con un software, aplicación o programa de facturas

La primera duda que le surge a un autónomo a la hora de iniciar su negocio ‘en real’ es… ¿y ahora cómo facturo?.

Empiezas a investigar, a preguntar a los amigos, a buscar por internet, que tu asesor te aconseje…en fin, todo con el objetivo de ‘ahorrar costos’. Y este supuesto ‘ahorro’ es el primer gran error que se comete.

Recuerda: el dinero necesario para implantar un sistema de facturación de tu negocio, NO ES UN GASTO: ES UNA INVERSIÓN.

Y sí, empezamos por la opción mas fácil, práctica y barata:

  1. Plantilla de excel: ¡mas fácil imposible!… bueno, en principio es así. Pero, como todo, tienes sus pros y sus contras, en este caso, tiene muchos inconvenientes, mira:
  1. Ten mucho cuidado en la numeración de las facturas. Lo mas fácil y lógico es, por ejemplo, una vez que has generado tu primera factura y, le has asignado la numeración que le corresponda, por ejemplo, Nº1, entonces la duplicas, para crear la siguiente factura. Y aquí podemos provocar el primer error: te olvidas de editar la celda del Nº de factura y tu siguiente factura se genere con el mismo número de la anterior.
  2. Con el resto de datos, te puede pasar lo mismo: olvidas editar los datos fiscales, el NIF, los datos de contacto, etc, etc.
  3. Lo mas delicado: equivocarte en las líneas de la factura: apuntas mal el precio de venta, te equivocas en el tipo de IVA, te olvidas de aplicar retenciones (si es aplicable)

En fin, es lo que hay con una plantilla excel. ¡Tú decides!

2. Software de facturación ‘gratuito’

Los puedes obtener de dos formas: descargándote la aplicación e instalándola en tu PC o, directamente, trabajar en los servidores del proveedor de servicios es decir, lo que generalmente se conoce como facturar ‘en la nube’.

Todo este tipo de software gratuito, siempre tendrá algún tipo de restricción, por ejemplo: podrás crear un limitado número de clientes, proveedores, artículos, etc.; o, solo podrás crear una serie de facturas.

Generalmente esto te ocurrirá y te darás cuenta cuando ya tengas todo generado, ya has hecho varias facturas y, cuando te surge alguna de estas necesidades te das cuenta que el software es limitado. Y es cuando debes tomar la decisión: sin mas remedio quedarte con ellos y pagar, por lo general, una cuota mensual o, abandonarlo todo y volver a empezar de CERO buscando otra aplicación.

3. Aplicaciones de pago.

Igual que la opción anterior, dispones de infinidad de software de facturación, para trabajar directamente en los servidores del proveedor (por lo general muy seguros) o software de descarga para que lo instales en tu pc y tus datos se queden guardados en tu disco duro.

La seguridad es fundamental para nuestros datos, sin embargo, hoy por hoy no hay un sistema 100% seguro en infranqueable para los piratas informáticos, bien sea en la nube con los servidores super seguros o en el PC de tu negocio o tu casa, aunque dispongas de potentes antivirus.

Así que la seguridad no debe ser para ti una variable definitiva, para tomar una decisión de qué tipo de software escoger.

Guíate por otras funcionalidades: las que tu negocio lo exijan. Por ejemplo, si tienes mucha movilidad y necesitas facturar en cada momento, un software siempre disponible en la red puede ser tu solución.

También podrías tener un PC potente que lo tengas conectado a internet y al que puedas acceder remotamente para facturar.

Nosotros te proponemos nuestro software de facturación para que lo instales en tu PC, con 1 año de soporte gratuito, te guiaremos paso a paso en la configuración de todos tus datos, hasta que te conviertas en todo un experto de facturación.

4. Servicios de facturación

Si quieres olvidarte de complicaciones, configuración del software, definición de parámetros, plantillas de impresión, inserción de logotipos, tipos de IVA, retenciones, etc…

Contrata nuestros servicios profesionales de facturación y céntrate en generar mas ventas.

Estamos siempre conectados para cuando nos necesites. Nos conectamos por todos los medios: correo electrónico, whatsapp, messenger, etc. Generamos tu empresa en nuestra aplicación, la configuramos con todos tus archivos de clientes, proveedores, artículos, tarifas. etc.

Cada vez que tu necesites facturar nos pasas los datos necesarios y nosotros generamos tu factura. En el 99% de los casos, todos trabajamos a través de cualquier medio de comunicación por la red, por lo general por correo electrónico. Generamos tu factura de venta en un archivo PDF y lo enviamos directamente a tu cliente, una vez que tu has revisado la factura y nos das el visto bueno.

Al final del trimestre generamos el listado de facturación que lo enviamos a tu asesoría para cuando ellos lo necesiten.

A ti te enviamos todos los listados que necesites para que veas cómo van tus ventas:

Ventas por clientes, ventas por artículos, artículos mas demandados, listas de precios, tarifas, etc.

Si crees que ésta es tu mejor opción, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, te enviaremos un presupuesto sin compromiso.

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