Se estrecha el cerco al ‘dinero negro’ en España

Tras un largo proceso de aprobación parlamentaria, el 11 de julio de 2021, tenemos la publicación de todas las medidas orientadas a controlar el fraude fiscal en España.

Una de las afectaciones mas importantes está dedicada a los profesionales autónomos, principalmente y, en general, a todas las empresas que realizan operaciones ‘en metálico’.

El límite de operaciones en efectivo se reduce, de los 2.500€ que regía anteriormente, a los 1.000€.

Bien sabido es que ‘pagar en metálico’ facilita la defraudación fiscal. Con esta reducción será mas difícil ‘disimular’ movimientos en efectivo con falsos documentos o movimientos contables. A partir de ahora, cuando se superen los mil euros, la transacción se deberá realizar a través de cualquier medio de pago que no sea el pago en efectivo, por ejemplo: transferencia bancaria, cheque o pagaré.

Excepción a la norma: Es importante destacar, que hablamos de OPERACIONES ENTRE PROFESIONALES. En el caso que el pagador sea una persona física, que acredite que no es profesional ni empresario y que no tiene su domicilio fiscal en España, podrá pagar en efectivo hasta los 10.000€.

Sanciones: el 25% de la BI (base imponible) de la operación detectada como fraudulenta.

Los profesionales tendrán que adaptarse a estos ‘nuevos tiempos’. Son varios los que ya han expresado su malestar, por ejemplo: el comercio, la hostelería o la construcción.

La medida está pensada y orientada especialmente a pequeños comerciantes y autónomos que son los que mas trabajan con ‘metálico’. La medida tiene dos objetivos: frenar el fraude fiscal de este tipo de negocios e incrementar la recaudación por las infracciones que se detecten (el año pasado se tramitaron aproximadamente 7.000 expedientes).

Deberán cuidarse mas aquellos profesionales que venden productos con precios sobre la media del mercado, que los comercializan con elevadas sumas de dinero en efectivo. Un claro ejemplo de estos profesionales los tenemos en sectores como: bicicletas, electrodomésticos, ordenadores, joyas, muebles, etc. Otro sector muy ‘sospechoso’, es el de los talleres mecánicos, cuyas reparaciones superan fácilmente los 1.000€.

Otro claro ejemplo lo tenemos en el sector de las reformas (electricidad, fontanería, pintura, etc.). Cada vez es más fácil que este tipo de reformas superen el límite establecido, porque cada vez son mas caras las reformas.

¿Cómo detecta Hacienda esta infracción tributaria?: Son varias las vías, herramientas y algoritmos de los que dispone Hacienda para detectar este fraude fiscal. Por ejemplo, que el inspector detecte que la factura no cuadra con lo que realmente compra, o que el empresario no declare todos sus ingresos o que realice con demasiada frecuencia este tipo de operaciones.

Además otra de las vías frecuentes de detección, es la denuncia de una de las partes. Por ejemplo, un servicio con el que no ha quedado a gusto una de las partes, que denuncia este servicio irregular y, entonces, es cuando se detecta que se ha pagado en efectivo una factura que ha superado el límite establecido.

Fuente: https://www.autonomosyemprendedor.es/

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Organización de archivos de tu empresa

Te resultarán muy familiares estos casos, a la hora de buscar un documento en tu empresas:

¿Sabes dónde esta la factura del proveedor tal?

Oye, este cliente nos hizo un pagaré, ¿dónde está la copia?

El trabajador ‘Pepito’ necesita copia de su nómina de enero ¿dónde las tienes?

Etc., etc., ….

No te puedes imaginar, no se puede cuantificar la cantidad de tiempo y recursos perdidos en las PYMES por causa de una desorganización TOTAL en los archivos. Las pequeñas empresas pierden mucho dinero por estas incidencias constantes, diarias, que se repiten siempre una vez y otra vez.

A pesar de que nos ocurren varias veces y todos los meses, los administrativos no se corrigen y siguen repitiendo el descontrol y el desorden que puede convertir los archivos de tu empresa en un verdadero caos.

Existen varios sistemas de archivos, algunos…podrían incluso generarte mas caos!.

Te describimos a continuación un sistema simple y sencillo para una PYME que lo utilizamos en los archivos de nuestros clientes y que va muy bien, por si quieres aplicarlo en tu oficina:

  1. Crear carpetas separadas para clientes, proveedores, bancos, albaranes, pedidos.
  2. Debes crear una estrecha relación entre el archivo físico y el electrónico (en tu pc). Por ejemplo, si tu archivo físico de compras y gastos está en una carpeta, crea en tu pc una carpeta igual. Así poco a poco te acostumbrarás y encontrarás en el mismo sitio (virtual o físico) tus documentos.

Archivo de compas y gastos. Por lo general solemos unir las compras y gastos. Excepcionalmente, si tienes muchísimas compras, entonces será mejor separar las compras de los gastos, porque, en estos casos, podrás tener carpetas de compras de un mes incluso repartido en dos o tres carpetas.

El motivo de unir compras y gastos, es porque estas facturas corresponden al IVA soportado. La mayoría de administrativos/contables que se dedican a contabilizar las facturas, apuntan el NUMERO DE REGISTRO DEL IVA SOPORTADO que genera la aplicación de contabilidad, en la factura contabilizada.

De esta forma, conforme recibes la factura, contabilizas, apuntas el número de registro y archivas con ese orden.

Otra forma que solemos utilizar es contabilizar la factura conforme nos llega, apuntar su número de asiento y archivarlas por orden de fecha. Es un sistema sencillo y práctico.

En empresas pequeñas una carpeta tiene capacidad para archivar un trimestre entero de facturas de compras y gastos, Así que con 4 carpetas tendrás todo el año fiscal archivado.

Para buscar una factura, buscas en tu aplicación el mayor del proveedor, localizas la factura y sabrás su fecha. Como tienes archivado por trimestres (o mensualmente si son muchas), será muy fácil localizar la carpeta y la factura.

Recuerda:

  • Las facturas de compras y gastos deben ser comprobadas.
  • Revisa que lo que te facturan corresponden al albarán/pedido (cuando has recibido la mercancía), los importes deben coincidir.
  • Adjunta esos documentos a la factura, junto con los documentos de pago.
  • Si es en metálico, deberás hacer un recibo con la firma de la persona a la que has entregado el dinero, junto con su NIF (apuntado de su puño y letra).
  • Si es CHEQUE/PAGARE grapa la copia del documento. Igualmente, deberá constar la firma de la persona a la que se ha entregado el documento.
  • Si es transferencia bancaria, imprime el justificante y grápalo a la factura.
  • Cualquier otro tipo de pago, adjunta su documento correspondiente.

A la hora de una inspección fiscal, este procedimiento te ahorrará horas o días de trabajo, en busca de todos estos documentos.

  • Nota: Algunas empresas archivan/clasifican las facturas por nombre de proveedor/acreedor. Dicen que así se les hace más fácil la búsqueda. Este sistema te puede generar una gran cantidad de carpetas, pueden ser tantas como el mismo alfabeto y, en algunas letras incluso mas de una carpeta… poco práctico y, sobre todo, a la hora de una inspección, te piden la documentación por NUMERO DE REGISTRO DEL SOPORTADO, con lo cual esos archivos son inservibles y tendrás que sacarlos todos y reorganizarlos como te lo piden. Nosotros no recomendamos éste sistema.

Archivo de ventas. Es un símil de las compras, el procedimiento contable es idéntico. En este caso el archivo del IVA REPERCUTIDO es idéntico al de la aplicación contable, puesto que emites las facturas con con una numeración correlativa, con lo cual, cuando los archives por fechas, los tendrás al mismo tiempo archivados por su numeración correspondiente. La búsqueda es mucho mas fácil.
Recuerda seguir los mismos pasos a la hora de archivar los documentos adjuntos a estas facturas.

Los dos archivos descritos, son los principales dentro del movimiento contable.

Debes generar archivos físicos adicionales, que te facilitarán el trabajo:

Archivos de albaranes compras/ventas. Crea una carpeta para albaranes de compras y otra para las ventas. Archiva los documentos por nombre de proveedor/acreedor/cliente. Y, dentro de cada uno de esos archivos, los ordenas por fechas. Si tu empresa trabaja por pedidos (en compras o ventas), genera los archivos correspondientes con el mismo criterio.

  • Algunas PYMES siguen la norma ISO, que te obliga ha realizar todo el proceso de compras/ventas. Preocúpate de generar una carpeta para cada uno de los documentos generados en cada paso de la compra/venta. Así te será mas fácil adjuntar toda la documentación a la factura final.

Archivos de bancos. Intenta que tu banco deje de enviarte correspondencia en papel. Así, por un lado, echas una mano al medio ambiente y ahorras gasto de papel, la gestión del envío de la correspondencia, etc. Por otro lado, si te fijas, toda la documentación que te llega (extractos de la cuenta, recibos, avisos, etc.), actualmente, los tienes a tu disposición, online, en la web de tu banco.

Por lo tanto, la correspondencia prácticamente es una duplicidad, que solo te ocupará espacio en tus archivos y que no te van a servir de mucho. Gestiona con tu banco, omite la correspondencia en papel y, si te hace falta algún documento, entra a la web de tu entidad bancaria y lo imprimes o, si prefieres, guarda el documento PDF en tu archivo correspondiente.

Por lo demás, solo te quedará por archivar los extractos bancarios que, por lo general, se imprimen para contabilizar bancos. Una vez que contabilices archívalos por orden de fechas.

Generalmente se crea un apartado en esta misma carpeta para las órdenes SEPA de tus domiciliaciones bancarias de recibos, contratos que firmas con tu entidad bancaria (tarjetas, pólizas, préstamos, etc.), copias de los documentos de ingresos de dinero, etc.

Archivos de documentos importantes. Aquí se suele archivar todo lo relacionado a contratos, comunicaciones con entidades públicas, procesos judiciales, escrituras, etc.

Recuerda:

  • Los contratos, escrituras, etc., guárdalos dentro de una de esas fundas plásticas para archivos y entonces archivas la funda. La idea es que no taladres (no hagas agujeros), por ejemplo, a un contrato, podrías estropear una firma o parte del contenido del documento, con lo cual, al ser un documento legal, podrían alegar que ha perdido su validez.

Resto de archivos. Siguiendo el mismo criterio de algunos de los archivos que te hemos descrito, genera tus propios archivos según la necesidad de tu negocio.

La idea está clara: mantener todo organizado y clasificado de una forma sencilla y práctica, de tal forma que la búsqueda sea rápida y efectiva.

Por último:

Archivos de histórico. Todos los archivos anteriores los has hecho en los archivadores, comúnmente denominados ‘A-Z’. Pero…cuando has terminado un año fiscal e inicias el siguiente…el archivo del año anterior te empieza a estorbar y mas todavía si es una empresa con mucho movimiento.

Por lo general se puede esperar a pasar los archivos de los A-Z a las carpetas de histórico hasta haber terminado el modelo 347.

La comprobación de este modelo suele requerir varias consultas al archivo físico en busca de facturas. Si ya las has archivado en el histórico, te costará más trabajo sacar esas carpetas para localizar el documento. Así que cuando termines el año fiscal, lo primero es dedicarte a fondo a sacar el modelo 347, terminarlo y entonces archivar.

A la hora de clasificar las cajas del histórico, mantén el mismo criterio que las carpetas del año actual, así buscarás intuitivamente en el histórico y será mucho más fácil localizar tus documentos.

Existen mas archivos necesarios en tu empresa, seguro, déjanos un comentario o escríbenos y ampliamos la explicación.

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