Creando tu oficina – Parte I – Archivos del año en curso

Cuando empiezas tu  negocio, empiezas a recolectar papeles de todo tipo: facturas, recibos, impuestos, contratos, seguros sociales, etc, etc.

Si dejas que los papeles “te coman”, tu oficina rápidamente puede convertirse en un caos total.

Lo mejor es “coger el toro por los cuernos”, desde el primer día.

Existen varios métodos de archivo, nosotros te planteamos uno de ellos, aunque muchos profesionales dirán que no es lo más óptimo o “legal”, de cara a Hacienda y demás.  Teniendo las cosas bien hechas y organizadas, Hacienda no tomará demasiado en cuenta un método que no “esté a su gusto”.

También es importante identificar correctamente todos y cada uno de los soportes (archivos, carpetas, cajoneras, etc.) que utilicemos para archivos, de cara a cumplir la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) que, resumidamente dice:  Los soportes que contienen datos de carácter personal deben permitir su identificación, inventariado y almacenamiento en un armario o lugar cerrado con llave, lugar de acceso restringido.

En primer lugar deberemos diferenciar los distintos tipos de documentos que podemos recibir:

Clientes, proveedores, gastos, seguridad social, nóminas, bancos, dietas, agencias de transporte, entre las más comunes.

Cuando iniciamos nuestra empresa, empezaremos a archivar los papeles del AÑO EN CURSO, al año siguiente, deberemos crear nuestro primer ARCHIVO DE HISTÓRICO, donde colocaremos todo lo que hemos archivado del año que acaba de terminar y así sucesivamente año tras año.

ARCHIVOS DEL AÑO EN CURSO:

Los tipos de documentos de los que más se reciben en la empresa son de proveedores y gastos, además de los documentos que emitimos a los clientes: presupuestos, albaranes, facturas, documentos de cobro, etc.

Este tipo de soportes (generalmente archivos A-Z), se identifican de la A a la Z, seguidos de un número, en previsión de que haga falta soportes adicionales, por ejemplo, para el archivo de clientes, podemos crear:

A1   Soporte que contendrá los clientes cuyo nombre fiscal empiece por la letra  A

B1 Soporte que contendrá los clientes cuyo nombre fiscal empiece por la letra B y así sucesivamente.

Dentro de cada soporte, se creará el expediente de cada cliente, proveedor o gasto.

El expediente se organizará por orden de fecha, de la más antigua a la última recibida.

Por ejemplo, Azulejos Pedrito es nuestro proveedor habitual, tendremos un expediente de éste proveedor, en el soporte de gastos A1, de proveedores, donde tendremos archivados todos los documentos del proveedor: presupuestos, albaranes, facturas, etc., por orden de fechas.

* CIRCUITOS DE DOCUMENTOS PARA CLIENTES Y PROVEEDORES

En el caso de clientes y proveedores, debemos apuntar que el sistema de archivos se hace en función a las facturas recibidas (en el caso de un proveedor) o emitidas (en el caso de un cliente).

Lo más común en este tipo de expedientes es iniciar por un presupuesto o factura proforma, luego una confirmación de pedido o pedido en firme, una orden de producción, en el caso de empresas fabricantes o similares, un albarán y, finalmente una factura, siendo la factura el documento que determinará la fecha con la que se archiva el expediente.

Generalmente, emitiremos/recibiremos los documentos previos a la factura, que podemos archivarlos en una bandeja provisional de documentación a la espera de la factura definitiva.  Siempre se deberá tener la precaución, en el caso de facturas recibidas, de comprobar que las cantidades e importes que constan en la factura, sean los mismos que consten en los albaranes, así evitaremos sorpresas desagradables, al momento de hacer los pagos o pagar recibos por el banco.

Finalmente, será importante dedicar un sitio discreto y que no esté de cara al público, en la medida de lo posible, para nuestros archivos, si es posible, estanterías o habitaciones con llave para mantener con seguridad nuestros datos, esto nos ahorrará trabajo a la hora de implantar la LOPD.

Fuente:  Servicios administrativos por Internet

“Cobramos por lo que hacemos, sin cuotas mensuales”

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Creando tu oficina

A partir de noviembre, iniciaremos una serie de entregas dirigidas a los nuevos autónomos, que están iniciando o van a iniciar su negocio.

Uno de los grandes retos, en este paso tan importante que toma el autónomo, es organizar su oficina.  Claro, si sobra capital, lo más fácil es contratar personal administrativo para que te solucione toda la gestión.

El problema viene cuando hay poco capital y se debe priorizar la inversión.  En este punto, el tema administrativo es importante, pero hay otras inversiones muchos más importantes para que el negocio empiece a funcionar.

Por lo tanto hay que echar mano de las asesorías, que para eso están, para asesorarnos y llevarnos de la mano en la organización de la oficina.

Entre la ayuda de tu aseosría y algunos trucos y consejos que te vamos a brindar, podrás llevar a cabo una eficiente gestión de tu oficina.  Con el tiempo deberás contratar personal, eso será señal que la empresa funciona, pero de momento, con la ayuda de tu familia o las personas con las que cuentes para ayudarte, podréis iniciar una oficina en condiciones:

Gestión de agenda:  todos los contactos en un solo sitio, a parte de tu tarjetero, un solo archivo clasificando clientes, proveedores, servicios, etc.

Gestión de archivos: los papeles no pueden estar revueltos, deben estar clasificados y archivados, para encontrarlos fácilmente

Gestión de vencimientos: cómo controlar el dinero que debes tener en el banco día a día para cubrir todos tus pagos.

Gestión de ventas: cómo controlar todos tus albaranes de venta, generar las facturas, gestionar los cobros.

Gestión comercial: existen cientos de aplicaciones que te ofrecen un sistema para controlar las visitas a tus clientes, gestionar clientes potenciales y consolidar los actuales.  Alarmas personalizadas, notas, etc.  Nosotros te ofrecemos una aplicación sencilla, fácil de instalar muy intuitiva, sin alta tecnología, con pocos botones y gestión eficaz, sobre todo con un práctico sistema de alarmas que siempre te recordarán lo que tienes que hacer.

No dejes de seguirnos.

 

 

 

Gestión de pedidos (segunda fase)

Si hemos llegado a este nivel de desarrollo del negocio, significa que el sistema ha funcionado conforme lo esperábamos.

En esta fase tenemos que pasar a un nivel más profesional, es decir, debemos tecnificarnos y, sobre todo, automatizar todo el proceso de la gestión de pedidos.

La mejor forma de realizarlo es a través de una tienda electrónica.

Existen diversidad de configuraciones, programas, proveedores y formas de desarrollar una tienda electrónica, tienda virtual, etc.

Lo importante es decidir cuál de toda esta diversidad de plataformas va a ser la más adecuada para nosotros, tomando en cuenta aspectos como la cantidad de productos que tenemos, el nivel de especificaciones técnicas que tiene cada producto (no es lo mismo vender una garrafa de aceite lubricante que un generador eléctrico), la cantidad de clientes fijos que ya tenemos y suscribiremos a este servicio automatizado, etc.

Todo este análisis lo realizamos nosotros, antes de decidir la tienda que desarrollaremos.

Además, cuando esté en pleno funcionamiento, seremos los administradores de la tienda, liberando al empresario del tedioso trabajo de actualizar productos y precios, administrar permisos de usuarios y clientes, etc.

No dude en contactar a mi correo electrónico para incrementar sus ventas!

Gestión de pedidos (primera fase)

Cuando hablamos de realizar pedidos por internet y no estamos familiarizados con la red, nos parece un proceso demasiado complicado, engorroso y, sobre todo, de un costo elevado.

Nuestra gestión de pedidos, en su primera fase, desmiente por completo este criterio equivocado que nos hemos formado.

Tan sólo necesitamos disponer de un dominio (un nombre para nuestro sitio web) y un alojamiento (donde tendremos “subida” nuestra web).  El resto del trabajo corre por nuestra cuenta.

Se trata de generar lo que se denomina “tráfico de calidad” a nuestra web, es decir, necesitamos gente que visite nuestra página, que le guste y que solicite información de nuestros productos.  Este trabajo lo hace cualquier servicio de páginas web actualmente.

Nosotros damos un paso más en el servicio.  Definimos una serie de conceptos automatizados, junto con la empresa, para los productos del negocio, que luego utilizaremos como herramientas de marketing.  Una vez contactamos con los futuros clientes, realizamos la primera acción comercial del negocio.

Este primer paso representa un ahorro de tiempo y recursos para el empresario, al que, finalmente, le llegarán los clientes que realmente estén interesados en sus productos y requieran información detallada de los mismos.

No dude en contactar a mi correo electrónico para iniciar el desarrollo de su negocio!.

Organizar los archivos de la oficina

Si bien es cierto que todo se puede realizar por internet, también es una realidad que la documentación de la oficina debe mantener un orden en sus archivos.

Cuántas veces nos ha ocurrido que tardamos horas en buscar un documento, que estaba en nuestro mismo escritorio, pero por la falta de un orden en los archivos no había forma de encontrarlo.

Podemos realizar esta gestión de manera presencial y con la frecuencia que el cliente desee, esto generalmente depende del volumen de documentos que genere su negocio.

También podemos enviar consejos para el correcto archivo de documentos y una guía práctica para iniciar un archivo nuevo.

Facturación

Hay negocios que necesitan tan sólo una facturación al mes, otros quincenal y otros ocasionalmente. Me adapto a la necesidad del cliente.

El trabajo consiste en registrar los presupuestos, pedidos y albaranes, agruparlos por cliente y generar las facturas.

Los albaranes se pueden entregar vía correo electrónico o recogerlos de la empresa.

Una vez emitidas las facturas se envían al cliente por correo electrónico o en papel, además del listado mensual de facturación.

Pero la gestión no termina aquí porque queda la gestión de cobro que dependerá de las necesidades del cliente: por teléfono, correo electrónico, fax, burofax, etc.