Organización de archivos de tu empresa

Te resultarán muy familiares estos casos, a la hora de buscar un documento en tu empresas:

¿Sabes dónde esta la factura del proveedor tal?

Oye, este cliente nos hizo un pagaré, ¿dónde está la copia?

El trabajador ‘Pepito’ necesita copia de su nómina de enero ¿dónde las tienes?

Etc., etc., ….

No te puedes imaginar, no se puede cuantificar la cantidad de tiempo y recursos perdidos en las PYMES por causa de una desorganización TOTAL en los archivos. Las pequeñas empresas pierden mucho dinero por estas incidencias constantes, diarias, que se repiten siempre una vez y otra vez.

A pesar de que nos ocurren varias veces y todos los meses, los administrativos no se corrigen y siguen repitiendo el descontrol y el desorden que puede convertir los archivos de tu empresa en un verdadero caos.

Existen varios sistemas de archivos, algunos…podrían incluso generarte mas caos!.

Te describimos a continuación un sistema simple y sencillo para una PYME que lo utilizamos en los archivos de nuestros clientes y que va muy bien, por si quieres aplicarlo en tu oficina:

  1. Crear carpetas separadas para clientes, proveedores, bancos, albaranes, pedidos.
  2. Debes crear una estrecha relación entre el archivo físico y el electrónico (en tu pc). Por ejemplo, si tu archivo físico de compras y gastos está en una carpeta, crea en tu pc una carpeta igual. Así poco a poco te acostumbrarás y encontrarás en el mismo sitio (virtual o físico) tus documentos.

Archivo de compas y gastos. Por lo general solemos unir las compras y gastos. Excepcionalmente, si tienes muchísimas compras, entonces será mejor separar las compras de los gastos, porque, en estos casos, podrás tener carpetas de compras de un mes incluso repartido en dos o tres carpetas.

El motivo de unir compras y gastos, es porque estas facturas corresponden al IVA soportado. La mayoría de administrativos/contables que se dedican a contabilizar las facturas, apuntan el NUMERO DE REGISTRO DEL IVA SOPORTADO que genera la aplicación de contabilidad, en la factura contabilizada.

De esta forma, conforme recibes la factura, contabilizas, apuntas el número de registro y archivas con ese orden.

Otra forma que solemos utilizar es contabilizar la factura conforme nos llega, apuntar su número de asiento y archivarlas por orden de fecha. Es un sistema sencillo y práctico.

En empresas pequeñas una carpeta tiene capacidad para archivar un trimestre entero de facturas de compras y gastos, Así que con 4 carpetas tendrás todo el año fiscal archivado.

Para buscar una factura, buscas en tu aplicación el mayor del proveedor, localizas la factura y sabrás su fecha. Como tienes archivado por trimestres (o mensualmente si son muchas), será muy fácil localizar la carpeta y la factura.

Recuerda:

  • Las facturas de compras y gastos deben ser comprobadas.
  • Revisa que lo que te facturan corresponden al albarán/pedido (cuando has recibido la mercancía), los importes deben coincidir.
  • Adjunta esos documentos a la factura, junto con los documentos de pago.
  • Si es en metálico, deberás hacer un recibo con la firma de la persona a la que has entregado el dinero, junto con su NIF (apuntado de su puño y letra).
  • Si es CHEQUE/PAGARE grapa la copia del documento. Igualmente, deberá constar la firma de la persona a la que se ha entregado el documento.
  • Si es transferencia bancaria, imprime el justificante y grápalo a la factura.
  • Cualquier otro tipo de pago, adjunta su documento correspondiente.

A la hora de una inspección fiscal, este procedimiento te ahorrará horas o días de trabajo, en busca de todos estos documentos.

  • Nota: Algunas empresas archivan/clasifican las facturas por nombre de proveedor/acreedor. Dicen que así se les hace más fácil la búsqueda. Este sistema te puede generar una gran cantidad de carpetas, pueden ser tantas como el mismo alfabeto y, en algunas letras incluso mas de una carpeta… poco práctico y, sobre todo, a la hora de una inspección, te piden la documentación por NUMERO DE REGISTRO DEL SOPORTADO, con lo cual esos archivos son inservibles y tendrás que sacarlos todos y reorganizarlos como te lo piden. Nosotros no recomendamos éste sistema.

Archivo de ventas. Es un símil de las compras, el procedimiento contable es idéntico. En este caso el archivo del IVA REPERCUTIDO es idéntico al de la aplicación contable, puesto que emites las facturas con con una numeración correlativa, con lo cual, cuando los archives por fechas, los tendrás al mismo tiempo archivados por su numeración correspondiente. La búsqueda es mucho mas fácil.
Recuerda seguir los mismos pasos a la hora de archivar los documentos adjuntos a estas facturas.

Los dos archivos descritos, son los principales dentro del movimiento contable.

Debes generar archivos físicos adicionales, que te facilitarán el trabajo:

Archivos de albaranes compras/ventas. Crea una carpeta para albaranes de compras y otra para las ventas. Archiva los documentos por nombre de proveedor/acreedor/cliente. Y, dentro de cada uno de esos archivos, los ordenas por fechas. Si tu empresa trabaja por pedidos (en compras o ventas), genera los archivos correspondientes con el mismo criterio.

  • Algunas PYMES siguen la norma ISO, que te obliga ha realizar todo el proceso de compras/ventas. Preocúpate de generar una carpeta para cada uno de los documentos generados en cada paso de la compra/venta. Así te será mas fácil adjuntar toda la documentación a la factura final.

Archivos de bancos. Intenta que tu banco deje de enviarte correspondencia en papel. Así, por un lado, echas una mano al medio ambiente y ahorras gasto de papel, la gestión del envío de la correspondencia, etc. Por otro lado, si te fijas, toda la documentación que te llega (extractos de la cuenta, recibos, avisos, etc.), actualmente, los tienes a tu disposición, online, en la web de tu banco.

Por lo tanto, la correspondencia prácticamente es una duplicidad, que solo te ocupará espacio en tus archivos y que no te van a servir de mucho. Gestiona con tu banco, omite la correspondencia en papel y, si te hace falta algún documento, entra a la web de tu entidad bancaria y lo imprimes o, si prefieres, guarda el documento PDF en tu archivo correspondiente.

Por lo demás, solo te quedará por archivar los extractos bancarios que, por lo general, se imprimen para contabilizar bancos. Una vez que contabilices archívalos por orden de fechas.

Generalmente se crea un apartado en esta misma carpeta para las órdenes SEPA de tus domiciliaciones bancarias de recibos, contratos que firmas con tu entidad bancaria (tarjetas, pólizas, préstamos, etc.), copias de los documentos de ingresos de dinero, etc.

Archivos de documentos importantes. Aquí se suele archivar todo lo relacionado a contratos, comunicaciones con entidades públicas, procesos judiciales, escrituras, etc.

Recuerda:

  • Los contratos, escrituras, etc., guárdalos dentro de una de esas fundas plásticas para archivos y entonces archivas la funda. La idea es que no taladres (no hagas agujeros), por ejemplo, a un contrato, podrías estropear una firma o parte del contenido del documento, con lo cual, al ser un documento legal, podrían alegar que ha perdido su validez.

Resto de archivos. Siguiendo el mismo criterio de algunos de los archivos que te hemos descrito, genera tus propios archivos según la necesidad de tu negocio.

La idea está clara: mantener todo organizado y clasificado de una forma sencilla y práctica, de tal forma que la búsqueda sea rápida y efectiva.

Por último:

Archivos de histórico. Todos los archivos anteriores los has hecho en los archivadores, comúnmente denominados ‘A-Z’. Pero…cuando has terminado un año fiscal e inicias el siguiente…el archivo del año anterior te empieza a estorbar y mas todavía si es una empresa con mucho movimiento.

Por lo general se puede esperar a pasar los archivos de los A-Z a las carpetas de histórico hasta haber terminado el modelo 347.

La comprobación de este modelo suele requerir varias consultas al archivo físico en busca de facturas. Si ya las has archivado en el histórico, te costará más trabajo sacar esas carpetas para localizar el documento. Así que cuando termines el año fiscal, lo primero es dedicarte a fondo a sacar el modelo 347, terminarlo y entonces archivar.

A la hora de clasificar las cajas del histórico, mantén el mismo criterio que las carpetas del año actual, así buscarás intuitivamente en el histórico y será mucho más fácil localizar tus documentos.

Existen mas archivos necesarios en tu empresa, seguro, déjanos un comentario o escríbenos y ampliamos la explicación.

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Si crees que somos tu mejor opción, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, nos explicas lo que necesitas y nos ponemos a trabajar contigo, lo antes posible, para ayudarte a que tu negocio crezca.

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Facturación: facturar en excel, online o con un software, aplicación o programa de facturas

La primera duda que le surge a un autónomo a la hora de iniciar su negocio ‘en real’ es… ¿y ahora cómo facturo?.

Empiezas a investigar, a preguntar a los amigos, a buscar por internet, que tu asesor te aconseje…en fin, todo con el objetivo de ‘ahorrar costos’. Y este supuesto ‘ahorro’ es el primer gran error que se comete.

Recuerda: el dinero necesario para implantar un sistema de facturación de tu negocio, NO ES UN GASTO: ES UNA INVERSIÓN.

Y sí, empezamos por la opción mas fácil, práctica y barata:

  1. Plantilla de excel: ¡mas fácil imposible!… bueno, en principio es así. Pero, como todo, tienes sus pros y sus contras, en este caso, tiene muchos inconvenientes, mira:
  1. Ten mucho cuidado en la numeración de las facturas. Lo mas fácil y lógico es, por ejemplo, una vez que has generado tu primera factura y, le has asignado la numeración que le corresponda, por ejemplo, Nº1, entonces la duplicas, para crear la siguiente factura. Y aquí podemos provocar el primer error: te olvidas de editar la celda del Nº de factura y tu siguiente factura se genere con el mismo número de la anterior.
  2. Con el resto de datos, te puede pasar lo mismo: olvidas editar los datos fiscales, el NIF, los datos de contacto, etc, etc.
  3. Lo mas delicado: equivocarte en las líneas de la factura: apuntas mal el precio de venta, te equivocas en el tipo de IVA, te olvidas de aplicar retenciones (si es aplicable)

En fin, es lo que hay con una plantilla excel. ¡Tú decides!

2. Software de facturación ‘gratuito’

Los puedes obtener de dos formas: descargándote la aplicación e instalándola en tu PC o, directamente, trabajar en los servidores del proveedor de servicios es decir, lo que generalmente se conoce como facturar ‘en la nube’.

Todo este tipo de software gratuito, siempre tendrá algún tipo de restricción, por ejemplo: podrás crear un limitado número de clientes, proveedores, artículos, etc.; o, solo podrás crear una serie de facturas.

Generalmente esto te ocurrirá y te darás cuenta cuando ya tengas todo generado, ya has hecho varias facturas y, cuando te surge alguna de estas necesidades te das cuenta que el software es limitado. Y es cuando debes tomar la decisión: sin mas remedio quedarte con ellos y pagar, por lo general, una cuota mensual o, abandonarlo todo y volver a empezar de CERO buscando otra aplicación.

3. Aplicaciones de pago.

Igual que la opción anterior, dispones de infinidad de software de facturación, para trabajar directamente en los servidores del proveedor (por lo general muy seguros) o software de descarga para que lo instales en tu pc y tus datos se queden guardados en tu disco duro.

La seguridad es fundamental para nuestros datos, sin embargo, hoy por hoy no hay un sistema 100% seguro en infranqueable para los piratas informáticos, bien sea en la nube con los servidores super seguros o en el PC de tu negocio o tu casa, aunque dispongas de potentes antivirus.

Así que la seguridad no debe ser para ti una variable definitiva, para tomar una decisión de qué tipo de software escoger.

Guíate por otras funcionalidades: las que tu negocio lo exijan. Por ejemplo, si tienes mucha movilidad y necesitas facturar en cada momento, un software siempre disponible en la red puede ser tu solución.

También podrías tener un PC potente que lo tengas conectado a internet y al que puedas acceder remotamente para facturar.

Nosotros te proponemos nuestro software de facturación para que lo instales en tu PC, con 1 año de soporte gratuito, te guiaremos paso a paso en la configuración de todos tus datos, hasta que te conviertas en todo un experto de facturación.

4. Servicios de facturación

Si quieres olvidarte de complicaciones, configuración del software, definición de parámetros, plantillas de impresión, inserción de logotipos, tipos de IVA, retenciones, etc…

Contrata nuestros servicios profesionales de facturación y céntrate en generar mas ventas.

Estamos siempre conectados para cuando nos necesites. Nos conectamos por todos los medios: correo electrónico, whatsapp, messenger, etc. Generamos tu empresa en nuestra aplicación, la configuramos con todos tus archivos de clientes, proveedores, artículos, tarifas. etc.

Cada vez que tu necesites facturar nos pasas los datos necesarios y nosotros generamos tu factura. En el 99% de los casos, todos trabajamos a través de cualquier medio de comunicación por la red, por lo general por correo electrónico. Generamos tu factura de venta en un archivo PDF y lo enviamos directamente a tu cliente, una vez que tu has revisado la factura y nos das el visto bueno.

Al final del trimestre generamos el listado de facturación que lo enviamos a tu asesoría para cuando ellos lo necesiten.

A ti te enviamos todos los listados que necesites para que veas cómo van tus ventas:

Ventas por clientes, ventas por artículos, artículos mas demandados, listas de precios, tarifas, etc.

Si crees que ésta es tu mejor opción, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, te enviaremos un presupuesto sin compromiso.

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Contabilidad a través del #teletrabajo, la nueva forma de administrar tu negocio

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En tiempos de pandemia, el #teletrabajo es la nueva forma de llevar tu negocio

La pandemia que, al parecer, se quedará con nosotros varios años, nos ha obligado a adaptarnos a las nuevas restricciones de movilidad, un nuevo modo de vida ya lo tenemos con nosotros.

Anteriormente, las pymes que tenían un cierto nivel de negocio, que les obligaba a tener oficina propia con administrativos y contables, hoy tienen dos problemas: que deben invertir en poner todos los medios para proteger a sus empleados y, el principal, la reducción de sus ingresos.

Nosotros nos adaptamos a las nuevas necesidades de estas pequeñas PYMES, ofreciendo servicios:

Trabajamos en remoto: el cliente puede elegir llevar la contabilidad en sus propios ordenadores. Nosotros nos conectaremos en remoto y trabajaremos desde sus propias aplicaciones.

Si no dispones de aplicaciones propias, no hay problema. Mecanizamos tu información en nuestro software. No te preocupes, nos coordinaremos con tu asesor para que en cada cierre trimestral/anual, le enviemos los ficheros.

Los informáticos se pondrán de acuerdo para adaptar los datos y tu asesor SIEMPRE tendrá la información de tu empresa en sus ordenadores.

La documentación: algunas PYMES tienen su propio archivo. Nosotros haremos visitas semanales para recoger el trabajo diario, contabilizarlo en modo TELETRABAJO y devolverlo a los archivos.

Los bancos: tendremos acceso a las cuentas SOLO EN MODO CONSULTA, para descargar extractos, recibos, etc., y actualizar bancos, semanalmente.

Vencimientos de pagos: mantendremos en la empresa un sistema de control de vencimientos, el que mejor se adapte al cliente:

a) En el mismo software, el cliente ingresará a las opciones de vencimiento de la aplicación y podrá sacar listados semanales, mensuales, por fechas, de los vencimientos de sus recibos, pagarés, cheques, etc.

b) Una hoja excel, de fácil acceso donde el cliente tendrá la información de sus vencimientos, totalizados por meses, semanas, etc.

c) Una agenda física, donde apuntaremos, en cada visita todos los vencimientos. El cliente podrá abrir su agenda y consultar sus vencimientos.

Vencimientos de cobros: controlaremos todos los albaranes/facturas emitidas y, al igual que en los pagos, mantendremos la información actualizada para que el cliente siempre sepa los ingresos previstos.

Control de precios en compras: algunas PYMES necesitan controlar, muy especialmente, los precios de compras, sobre todo cuando maneja muchos productos. Nos encargaremos de contabilizar, en el software de gestión, esos albaranes, para mantener un estricto control de precios.

Comunicaremos las incidencias a nuestro cliente o, directamente, contactaremos con los proveedores para que sepan que los llevamos controlados y que no suban los precios, sin previo aviso o negociación con el cliente.

Facturación: nos pasas tus albaranes de ventas, los mecanizamos y facturamos. Puede ser que necesites facturar cada vez que vendes o, de forma quincenal/mensual. Si dispones de un software de gestión, nos conectamos y lo procesamos o, en caso contrario, lo procesamos todo en nuestro software y te pasamos las facturas. Enviaremos las facturas, si tu quieres, al mail de tus clientes.

Gestión del correo electrónico: adaptaremos poco a poco, a clientes, proveedores de compras y servicios a que todas sus comunicaciones (albaranes, recibos, facturas, etc.) se comuniquen, exclusivamente, por correo electrónico, así centramos la información en un solo sitio y quedará para el cliente un historial de mails muy importante, al momento de hacer cualquier aclaración con clientes/proveedores.

Y todas las gestiones adicionales que requiera cada PYME en particular.

IMPORTANTE: no somos gestores, no somos asesores. Somos administrativos/contables.

Para explicarlo de una manera sencilla: somos un punto de enlace, un punto intermedio entre tu empresa y tu gestor/asesor. Preparamos toda la información para que tu asesor la transmita (IVA, retenciones, etc.)

Con este sistema tienes dos ventajas: el total control de tu contabilidad, tus bancos, tus datos y le facilitamos el trabajo a tu asesor.

A cambio a la asesoría le pediremos mas control en las cuentas para llevar un balance contable adecuado, de cara a cualquier institución pública, privada o bancaria.

No dudes en contactar con nosotros, a través de:

Correo electrónico: info@naturaysol.com

Formulario de contacto: haz clic aquí

WhatsApp: 644 438 760

Contactaremos y te haremos una visita, sin compromiso.

Estudiaremos la situación de tu empresa, negociamos el precio de nuestros servicios y empezamos a poner tu empresa al día ¡lo antes posible!

Y, si tu domicilio fiscal no está dentro de nuestro radio físico de acción (Lorca y cercanías), no te preocupes. Tenemos experiencia con clientes, con los que nunca nos vemos, TELETRABAJO EXCLUSIVO.

Implantamos sistemas de control a distancia para que nos hagas llegar la información y nosotros devolverte la información contabilizada y controlada.

¡Siempre nos adaptamos a tus necesidades!

Creando tu oficina – Parte I – Archivos del año en curso

Cuando empiezas tu  negocio, empiezas a recolectar papeles de todo tipo: facturas, recibos, impuestos, contratos, seguros sociales, etc, etc.

Si dejas que los papeles «te coman», tu oficina rápidamente puede convertirse en un caos total.

Lo mejor es «coger el toro por los cuernos», desde el primer día.

Existen varios métodos de archivo, nosotros te planteamos uno de ellos, aunque muchos profesionales dirán que no es lo más óptimo o «legal», de cara a Hacienda y demás.  Teniendo las cosas bien hechas y organizadas, Hacienda no tomará demasiado en cuenta un método que no «esté a su gusto».

También es importante identificar correctamente todos y cada uno de los soportes (archivos, carpetas, cajoneras, etc.) que utilicemos para archivos, de cara a cumplir la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) que, resumidamente dice:  Los soportes que contienen datos de carácter personal deben permitir su identificación, inventariado y almacenamiento en un armario o lugar cerrado con llave, lugar de acceso restringido.

En primer lugar deberemos diferenciar los distintos tipos de documentos que podemos recibir:

Clientes, proveedores, gastos, seguridad social, nóminas, bancos, dietas, agencias de transporte, entre las más comunes.

Cuando iniciamos nuestra empresa, empezaremos a archivar los papeles del AÑO EN CURSO, al año siguiente, deberemos crear nuestro primer ARCHIVO DE HISTÓRICO, donde colocaremos todo lo que hemos archivado del año que acaba de terminar y así sucesivamente año tras año.

ARCHIVOS DEL AÑO EN CURSO:

Los tipos de documentos de los que más se reciben en la empresa son de proveedores y gastos, además de los documentos que emitimos a los clientes: presupuestos, albaranes, facturas, documentos de cobro, etc.

Este tipo de soportes (generalmente archivos A-Z), se identifican de la A a la Z, seguidos de un número, en previsión de que haga falta soportes adicionales, por ejemplo, para el archivo de clientes, podemos crear:

A1   Soporte que contendrá los clientes cuyo nombre fiscal empiece por la letra  A

B1 Soporte que contendrá los clientes cuyo nombre fiscal empiece por la letra B y así sucesivamente.

Dentro de cada soporte, se creará el expediente de cada cliente, proveedor o gasto.

El expediente se organizará por orden de fecha, de la más antigua a la última recibida.

Por ejemplo, Azulejos Pedrito es nuestro proveedor habitual, tendremos un expediente de éste proveedor, en el soporte de gastos A1, de proveedores, donde tendremos archivados todos los documentos del proveedor: presupuestos, albaranes, facturas, etc., por orden de fechas.

* CIRCUITOS DE DOCUMENTOS PARA CLIENTES Y PROVEEDORES

En el caso de clientes y proveedores, debemos apuntar que el sistema de archivos se hace en función a las facturas recibidas (en el caso de un proveedor) o emitidas (en el caso de un cliente).

Lo más común en este tipo de expedientes es iniciar por un presupuesto o factura proforma, luego una confirmación de pedido o pedido en firme, una orden de producción, en el caso de empresas fabricantes o similares, un albarán y, finalmente una factura, siendo la factura el documento que determinará la fecha con la que se archiva el expediente.

Generalmente, emitiremos/recibiremos los documentos previos a la factura, que podemos archivarlos en una bandeja provisional de documentación a la espera de la factura definitiva.  Siempre se deberá tener la precaución, en el caso de facturas recibidas, de comprobar que las cantidades e importes que constan en la factura, sean los mismos que consten en los albaranes, así evitaremos sorpresas desagradables, al momento de hacer los pagos o pagar recibos por el banco.

Finalmente, será importante dedicar un sitio discreto y que no esté de cara al público, en la medida de lo posible, para nuestros archivos, si es posible, estanterías o habitaciones con llave para mantener con seguridad nuestros datos, esto nos ahorrará trabajo a la hora de implantar la LOPD.

Fuente:  Servicios administrativos por Internet

«Cobramos por lo que hacemos, sin cuotas mensuales»

Creando tu oficina

A partir de noviembre, iniciaremos una serie de entregas dirigidas a los nuevos autónomos, que están iniciando o van a iniciar su negocio.

Uno de los grandes retos, en este paso tan importante que toma el autónomo, es organizar su oficina.  Claro, si sobra capital, lo más fácil es contratar personal administrativo para que te solucione toda la gestión.

El problema viene cuando hay poco capital y se debe priorizar la inversión.  En este punto, el tema administrativo es importante, pero hay otras inversiones muchos más importantes para que el negocio empiece a funcionar.

Por lo tanto hay que echar mano de las asesorías, que para eso están, para asesorarnos y llevarnos de la mano en la organización de la oficina.

Entre la ayuda de tu aseosría y algunos trucos y consejos que te vamos a brindar, podrás llevar a cabo una eficiente gestión de tu oficina.  Con el tiempo deberás contratar personal, eso será señal que la empresa funciona, pero de momento, con la ayuda de tu familia o las personas con las que cuentes para ayudarte, podréis iniciar una oficina en condiciones:

Gestión de agenda:  todos los contactos en un solo sitio, a parte de tu tarjetero, un solo archivo clasificando clientes, proveedores, servicios, etc.

Gestión de archivos: los papeles no pueden estar revueltos, deben estar clasificados y archivados, para encontrarlos fácilmente

Gestión de vencimientos: cómo controlar el dinero que debes tener en el banco día a día para cubrir todos tus pagos.

Gestión de ventas: cómo controlar todos tus albaranes de venta, generar las facturas, gestionar los cobros.

Gestión comercial: existen cientos de aplicaciones que te ofrecen un sistema para controlar las visitas a tus clientes, gestionar clientes potenciales y consolidar los actuales.  Alarmas personalizadas, notas, etc.  Nosotros te ofrecemos una aplicación sencilla, fácil de instalar muy intuitiva, sin alta tecnología, con pocos botones y gestión eficaz, sobre todo con un práctico sistema de alarmas que siempre te recordarán lo que tienes que hacer.

No dejes de seguirnos.

 

 

 

Organizar los archivos de la oficina

Si bien es cierto que todo se puede realizar por internet, también es una realidad que la documentación de la oficina debe mantener un orden en sus archivos.

Cuántas veces nos ha ocurrido que tardamos horas en buscar un documento, que estaba en nuestro mismo escritorio, pero por la falta de un orden en los archivos no había forma de encontrarlo.

Podemos realizar esta gestión de manera presencial y con la frecuencia que el cliente desee, esto generalmente depende del volumen de documentos que genere su negocio.

También podemos enviar consejos para el correcto archivo de documentos y una guía práctica para iniciar un archivo nuevo.

Facturación

Hay negocios que necesitan tan sólo una facturación al mes, otros quincenal y otros ocasionalmente. Me adapto a la necesidad del cliente.

El trabajo consiste en registrar los presupuestos, pedidos y albaranes, agruparlos por cliente y generar las facturas.

Los albaranes se pueden entregar vía correo electrónico o recogerlos de la empresa.

Una vez emitidas las facturas se envían al cliente por correo electrónico o en papel, además del listado mensual de facturación.

Pero la gestión no termina aquí porque queda la gestión de cobro que dependerá de las necesidades del cliente: por teléfono, correo electrónico, fax, burofax, etc.