Organización de archivos de tu empresa

Te resultarán muy familiares estos casos, a la hora de buscar un documento en tu empresas:

¿Sabes dónde esta la factura del proveedor tal?

Oye, este cliente nos hizo un pagaré, ¿dónde está la copia?

El trabajador ‘Pepito’ necesita copia de su nómina de enero ¿dónde las tienes?

Etc., etc., ….

No te puedes imaginar, no se puede cuantificar la cantidad de tiempo y recursos perdidos en las PYMES por causa de una desorganización TOTAL en los archivos. Las pequeñas empresas pierden mucho dinero por estas incidencias constantes, diarias, que se repiten siempre una vez y otra vez.

A pesar de que nos ocurren varias veces y todos los meses, los administrativos no se corrigen y siguen repitiendo el descontrol y el desorden que puede convertir los archivos de tu empresa en un verdadero caos.

Existen varios sistemas de archivos, algunos…podrían incluso generarte mas caos!.

Te describimos a continuación un sistema simple y sencillo para una PYME que lo utilizamos en los archivos de nuestros clientes y que va muy bien, por si quieres aplicarlo en tu oficina:

  1. Crear carpetas separadas para clientes, proveedores, bancos, albaranes, pedidos.
  2. Debes crear una estrecha relación entre el archivo físico y el electrónico (en tu pc). Por ejemplo, si tu archivo físico de compras y gastos está en una carpeta, crea en tu pc una carpeta igual. Así poco a poco te acostumbrarás y encontrarás en el mismo sitio (virtual o físico) tus documentos.

Archivo de compas y gastos. Por lo general solemos unir las compras y gastos. Excepcionalmente, si tienes muchísimas compras, entonces será mejor separar las compras de los gastos, porque, en estos casos, podrás tener carpetas de compras de un mes incluso repartido en dos o tres carpetas.

El motivo de unir compras y gastos, es porque estas facturas corresponden al IVA soportado. La mayoría de administrativos/contables que se dedican a contabilizar las facturas, apuntan el NUMERO DE REGISTRO DEL IVA SOPORTADO que genera la aplicación de contabilidad, en la factura contabilizada.

De esta forma, conforme recibes la factura, contabilizas, apuntas el número de registro y archivas con ese orden.

Otra forma que solemos utilizar es contabilizar la factura conforme nos llega, apuntar su número de asiento y archivarlas por orden de fecha. Es un sistema sencillo y práctico.

En empresas pequeñas una carpeta tiene capacidad para archivar un trimestre entero de facturas de compras y gastos, Así que con 4 carpetas tendrás todo el año fiscal archivado.

Para buscar una factura, buscas en tu aplicación el mayor del proveedor, localizas la factura y sabrás su fecha. Como tienes archivado por trimestres (o mensualmente si son muchas), será muy fácil localizar la carpeta y la factura.

Recuerda:

  • Las facturas de compras y gastos deben ser comprobadas.
  • Revisa que lo que te facturan corresponden al albarán/pedido (cuando has recibido la mercancía), los importes deben coincidir.
  • Adjunta esos documentos a la factura, junto con los documentos de pago.
  • Si es en metálico, deberás hacer un recibo con la firma de la persona a la que has entregado el dinero, junto con su NIF (apuntado de su puño y letra).
  • Si es CHEQUE/PAGARE grapa la copia del documento. Igualmente, deberá constar la firma de la persona a la que se ha entregado el documento.
  • Si es transferencia bancaria, imprime el justificante y grápalo a la factura.
  • Cualquier otro tipo de pago, adjunta su documento correspondiente.

A la hora de una inspección fiscal, este procedimiento te ahorrará horas o días de trabajo, en busca de todos estos documentos.

  • Nota: Algunas empresas archivan/clasifican las facturas por nombre de proveedor/acreedor. Dicen que así se les hace más fácil la búsqueda. Este sistema te puede generar una gran cantidad de carpetas, pueden ser tantas como el mismo alfabeto y, en algunas letras incluso mas de una carpeta… poco práctico y, sobre todo, a la hora de una inspección, te piden la documentación por NUMERO DE REGISTRO DEL SOPORTADO, con lo cual esos archivos son inservibles y tendrás que sacarlos todos y reorganizarlos como te lo piden. Nosotros no recomendamos éste sistema.

Archivo de ventas. Es un símil de las compras, el procedimiento contable es idéntico. En este caso el archivo del IVA REPERCUTIDO es idéntico al de la aplicación contable, puesto que emites las facturas con con una numeración correlativa, con lo cual, cuando los archives por fechas, los tendrás al mismo tiempo archivados por su numeración correspondiente. La búsqueda es mucho mas fácil.
Recuerda seguir los mismos pasos a la hora de archivar los documentos adjuntos a estas facturas.

Los dos archivos descritos, son los principales dentro del movimiento contable.

Debes generar archivos físicos adicionales, que te facilitarán el trabajo:

Archivos de albaranes compras/ventas. Crea una carpeta para albaranes de compras y otra para las ventas. Archiva los documentos por nombre de proveedor/acreedor/cliente. Y, dentro de cada uno de esos archivos, los ordenas por fechas. Si tu empresa trabaja por pedidos (en compras o ventas), genera los archivos correspondientes con el mismo criterio.

  • Algunas PYMES siguen la norma ISO, que te obliga ha realizar todo el proceso de compras/ventas. Preocúpate de generar una carpeta para cada uno de los documentos generados en cada paso de la compra/venta. Así te será mas fácil adjuntar toda la documentación a la factura final.

Archivos de bancos. Intenta que tu banco deje de enviarte correspondencia en papel. Así, por un lado, echas una mano al medio ambiente y ahorras gasto de papel, la gestión del envío de la correspondencia, etc. Por otro lado, si te fijas, toda la documentación que te llega (extractos de la cuenta, recibos, avisos, etc.), actualmente, los tienes a tu disposición, online, en la web de tu banco.

Por lo tanto, la correspondencia prácticamente es una duplicidad, que solo te ocupará espacio en tus archivos y que no te van a servir de mucho. Gestiona con tu banco, omite la correspondencia en papel y, si te hace falta algún documento, entra a la web de tu entidad bancaria y lo imprimes o, si prefieres, guarda el documento PDF en tu archivo correspondiente.

Por lo demás, solo te quedará por archivar los extractos bancarios que, por lo general, se imprimen para contabilizar bancos. Una vez que contabilices archívalos por orden de fechas.

Generalmente se crea un apartado en esta misma carpeta para las órdenes SEPA de tus domiciliaciones bancarias de recibos, contratos que firmas con tu entidad bancaria (tarjetas, pólizas, préstamos, etc.), copias de los documentos de ingresos de dinero, etc.

Archivos de documentos importantes. Aquí se suele archivar todo lo relacionado a contratos, comunicaciones con entidades públicas, procesos judiciales, escrituras, etc.

Recuerda:

  • Los contratos, escrituras, etc., guárdalos dentro de una de esas fundas plásticas para archivos y entonces archivas la funda. La idea es que no taladres (no hagas agujeros), por ejemplo, a un contrato, podrías estropear una firma o parte del contenido del documento, con lo cual, al ser un documento legal, podrían alegar que ha perdido su validez.

Resto de archivos. Siguiendo el mismo criterio de algunos de los archivos que te hemos descrito, genera tus propios archivos según la necesidad de tu negocio.

La idea está clara: mantener todo organizado y clasificado de una forma sencilla y práctica, de tal forma que la búsqueda sea rápida y efectiva.

Por último:

Archivos de histórico. Todos los archivos anteriores los has hecho en los archivadores, comúnmente denominados ‘A-Z’. Pero…cuando has terminado un año fiscal e inicias el siguiente…el archivo del año anterior te empieza a estorbar y mas todavía si es una empresa con mucho movimiento.

Por lo general se puede esperar a pasar los archivos de los A-Z a las carpetas de histórico hasta haber terminado el modelo 347.

La comprobación de este modelo suele requerir varias consultas al archivo físico en busca de facturas. Si ya las has archivado en el histórico, te costará más trabajo sacar esas carpetas para localizar el documento. Así que cuando termines el año fiscal, lo primero es dedicarte a fondo a sacar el modelo 347, terminarlo y entonces archivar.

A la hora de clasificar las cajas del histórico, mantén el mismo criterio que las carpetas del año actual, así buscarás intuitivamente en el histórico y será mucho más fácil localizar tus documentos.

Existen mas archivos necesarios en tu empresa, seguro, déjanos un comentario o escríbenos y ampliamos la explicación.

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Si crees que somos tu mejor opción, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, nos explicas lo que necesitas y nos ponemos a trabajar contigo, lo antes posible, para ayudarte a que tu negocio crezca.

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Creando tu oficina – Parte I – Archivos del año en curso

Cuando empiezas tu  negocio, empiezas a recolectar papeles de todo tipo: facturas, recibos, impuestos, contratos, seguros sociales, etc, etc.

Si dejas que los papeles «te coman», tu oficina rápidamente puede convertirse en un caos total.

Lo mejor es «coger el toro por los cuernos», desde el primer día.

Existen varios métodos de archivo, nosotros te planteamos uno de ellos, aunque muchos profesionales dirán que no es lo más óptimo o «legal», de cara a Hacienda y demás.  Teniendo las cosas bien hechas y organizadas, Hacienda no tomará demasiado en cuenta un método que no «esté a su gusto».

También es importante identificar correctamente todos y cada uno de los soportes (archivos, carpetas, cajoneras, etc.) que utilicemos para archivos, de cara a cumplir la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) que, resumidamente dice:  Los soportes que contienen datos de carácter personal deben permitir su identificación, inventariado y almacenamiento en un armario o lugar cerrado con llave, lugar de acceso restringido.

En primer lugar deberemos diferenciar los distintos tipos de documentos que podemos recibir:

Clientes, proveedores, gastos, seguridad social, nóminas, bancos, dietas, agencias de transporte, entre las más comunes.

Cuando iniciamos nuestra empresa, empezaremos a archivar los papeles del AÑO EN CURSO, al año siguiente, deberemos crear nuestro primer ARCHIVO DE HISTÓRICO, donde colocaremos todo lo que hemos archivado del año que acaba de terminar y así sucesivamente año tras año.

ARCHIVOS DEL AÑO EN CURSO:

Los tipos de documentos de los que más se reciben en la empresa son de proveedores y gastos, además de los documentos que emitimos a los clientes: presupuestos, albaranes, facturas, documentos de cobro, etc.

Este tipo de soportes (generalmente archivos A-Z), se identifican de la A a la Z, seguidos de un número, en previsión de que haga falta soportes adicionales, por ejemplo, para el archivo de clientes, podemos crear:

A1   Soporte que contendrá los clientes cuyo nombre fiscal empiece por la letra  A

B1 Soporte que contendrá los clientes cuyo nombre fiscal empiece por la letra B y así sucesivamente.

Dentro de cada soporte, se creará el expediente de cada cliente, proveedor o gasto.

El expediente se organizará por orden de fecha, de la más antigua a la última recibida.

Por ejemplo, Azulejos Pedrito es nuestro proveedor habitual, tendremos un expediente de éste proveedor, en el soporte de gastos A1, de proveedores, donde tendremos archivados todos los documentos del proveedor: presupuestos, albaranes, facturas, etc., por orden de fechas.

* CIRCUITOS DE DOCUMENTOS PARA CLIENTES Y PROVEEDORES

En el caso de clientes y proveedores, debemos apuntar que el sistema de archivos se hace en función a las facturas recibidas (en el caso de un proveedor) o emitidas (en el caso de un cliente).

Lo más común en este tipo de expedientes es iniciar por un presupuesto o factura proforma, luego una confirmación de pedido o pedido en firme, una orden de producción, en el caso de empresas fabricantes o similares, un albarán y, finalmente una factura, siendo la factura el documento que determinará la fecha con la que se archiva el expediente.

Generalmente, emitiremos/recibiremos los documentos previos a la factura, que podemos archivarlos en una bandeja provisional de documentación a la espera de la factura definitiva.  Siempre se deberá tener la precaución, en el caso de facturas recibidas, de comprobar que las cantidades e importes que constan en la factura, sean los mismos que consten en los albaranes, así evitaremos sorpresas desagradables, al momento de hacer los pagos o pagar recibos por el banco.

Finalmente, será importante dedicar un sitio discreto y que no esté de cara al público, en la medida de lo posible, para nuestros archivos, si es posible, estanterías o habitaciones con llave para mantener con seguridad nuestros datos, esto nos ahorrará trabajo a la hora de implantar la LOPD.

Fuente:  Servicios administrativos por Internet

«Cobramos por lo que hacemos, sin cuotas mensuales»

Organizar los archivos de la oficina

Si bien es cierto que todo se puede realizar por internet, también es una realidad que la documentación de la oficina debe mantener un orden en sus archivos.

Cuántas veces nos ha ocurrido que tardamos horas en buscar un documento, que estaba en nuestro mismo escritorio, pero por la falta de un orden en los archivos no había forma de encontrarlo.

Podemos realizar esta gestión de manera presencial y con la frecuencia que el cliente desee, esto generalmente depende del volumen de documentos que genere su negocio.

También podemos enviar consejos para el correcto archivo de documentos y una guía práctica para iniciar un archivo nuevo.